Gelen e-Fatura kaç günde reddedilebilir?

Gelen bir e-faturayı sistem üzerinden doğrudan reddetmek için yasal süreniz, faturanın posta kutunuza ulaştığı andan itibaren tam 8 gündür.

Bir sabah ön muhasebe ekranınızda sipariş etmediğiniz mallar veya mutabık kalmadığınız birim fiyatlar içeren bir fatura gördüğünüzde, telaşla e fatura red süresi kaç gün araması yapmanız çok doğaldır. Ticaretin yoğun temposunda gözden kaçan tek bir hatalı belge, işletmenizin sırtına haksız bir borç yükleyebilir ve cari hesap dengenizi sarsabilir. Ancak dijital faturada her senaryo aynı hakları tanımaz. Faturanın türü, 8 günlük sürenin başladığı an ve süre aşıldığında başvurulacak hukuki yollar işletmenizin nakit akışını belirler. Bu rehberde küçük işletmeler için ret mekanizmasını mevzuattaki yasal dayanaklarıyla inceliyoruz. Bu yazı genel bir bilgilendirme olup mali müşavirlik hizmeti niteliği taşımaz; somut durumlarda mali müşavirinize danışmanız gerekir.

Ticari senaryoda e fatura red süresi kaç gün olarak hesaplanır?

İşletmeler faturayı "Ticari Fatura" senaryosuyla düzenlemişse alıcının belgeyi sistem üzerinden reddetme hakkı bulunur. Bu senaryoda faturayı alan mükellef, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı ya da entegratör paneli üzerinden "Kabul" veya "Red" uygulama yanıtı (ApplicationResponse) gönderebilir.

Yasal ret süresinin dayanağı, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 21. maddesinin 2. fıkrasıdır. Kanun, faturayı alan kimsenin aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğe itiraz etmemesi halinde faturayı kabul etmiş sayılacağını hükme bağlar. GİB altyapısı da bu hükme göre çalışır.

GİB sisteminde bu süre saat bazlı işler. Fatura alıcının posta kutusuna düştüğü andan itibaren geriye sayım başlar ve alıcıya tam 192 saat (8 x 24 saat) tanınır. Bu sürede alıcı faturayı onaylayabilir, gerekçe belirterek doğrudan reddedebilir veya yanıtsız bırakabilir. Sekiz gün içinde hiçbir yanıt verilmezse sistem faturayı otomatik reddetmez; aksine TTK 21/2 gereği fatura içeriği zımnen kabul edilmiş sayılır. Bu nedenle süreyi son saate bırakmamak esastır.

Temel e-Fatura ile ticari e-Fatura reddinde ne fark var?

Küçük işletmelerin en sık yaşadığı yanılgı, gelen her faturanın ekrandaki bir "Reddet" butonuyla geri çevrilebileceğini sanmaktır. Oysa 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında iki temel senaryo bulunur: Temel Fatura ve Ticari Fatura.

Temel e-Fatura senaryosunda alıcının portal üzerinden faturayı reddetme imkanı teknik olarak bulunmaz. Fatura GİB üzerinden alıcının posta kutusuna ulaştığı anda teknik açıdan geçerli kabul edilir. Faturanın türü "Temel" seçilmişse panelde ret seçeneği göremezsiniz. e-Arşiv faturalarda da alıcı posta kutusu bulunmadığından sistem içi bir ret butonu yoktur. Fatura türlerinin operasyonel farklarını e-Fatura mı e-Arşiv mi rehberimizde ayrıntılı olarak ele almıştık.

Aşağıdaki tablo, gelen belgenin türüne göre hareket alanınızı özetlemektedir:

Tablodan anlaşılacağı üzere sadece Ticari e-Fatura doğrudan yazılım üzerinden reddedilebilir. Temel e-Fatura veya e-Arşiv faturada bir uyuşmazlık varsa harici hukuki yollar ya da iptal süreçleri işletilmelidir.

8 günlük yasal süre faturanın kesildiği gün mü başlar?

Hak kaybı yaşanan en kritik noktalardan biri süre başlangıcıdır. Birçok işletme sahibi faturanın üzerinde yazan düzenleme tarihini esas alarak yanılgıya düşer.

Tedarikçi faturayı ayın 1'inde düzenlemiş fakat teknik aksaklıklar sebebiyle sisteme ayın 5'inde iletmiş olabilir. Süre ayın 1'inde başlarsa alıcının itiraz hakkı haksız yere kısıtlanır. Kanun ve GİB uygulaması, sürenin belgenin alıcıya ulaştığı andan itibaren başlayacağını öngörür:

• Posta kutusuna teslim: Süre, faturanın GİB posta kutunuza başarıyla teslim edildiği ve sistemde 1300 durum kodunun üretildiği tarih ve saatte başlar.
• Süre hesabı: Teslim günü hesaba katılmaz; takip eden günden itibaren 8 gün sayılır. Ancak sistemdeki 192 saatlik sayaç teslim anından itibaren kesintisiz işler.
• Tatil günleri: Hafta sonları ve resmi tatiller 8 günlük süreyi durdurmaz. Son günün tatile gelmesi halinde noter itirazlarında ilk iş günü dikkate alınsa da portaldaki elektronik ret butonu süre bitiminde kapanabilir.

Faturanın size ulaştığı anı kanıtlayan tek resmi veri, sistem loglarındaki "Zarf Alıcıya Ulaştı" zaman damgasıdır; belgenin üzerindeki düzenleme tarihi değildir.

Süre dolduktan sonra faturaya itiraz etmek mümkün mü?

Sekiz günlük süre dolduğunda entegratör ekranınızdaki ret butonu kapanır ve fatura kabul edilmiş statüsüne geçer. Ancak bu durum haksız bir faturayı kabullenmek zorunda olduğunuz anlamına gelmez.

Sistemsel sürenin bitmesi yalnızca portal üzerinden ret yanıtı verme olanağını kapatır; ticaret hukukundan doğan itiraz hakkınızı yok etmez.

Sekiz günlük süreyi kaçırdığınızda portal üzerinden ret verilemese bile, Türk Ticaret Kanunu'nun 18/3 maddesi uyarınca noter veya KEP üzerinden harici itirazda bulunarak faturanın içeriğini yasal olarak hükümsüz kılabilirsiniz.

6102 sayılı TTK'nın 18. maddesinin 3. fıkrasına göre tacirler arasındaki itirazların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile yapılması şarttır.

Süre aşıldığında şu harici yollara başvurulabilir:

• KEP ile itiraz: Satıcının KEP adresine, fatura bilgilerini ve itiraz gerekçelerini içeren e-imzalı resmi bir yazı gönderilir.
• Noter ihtarnamesi: Noter aracılığıyla faturanın kabul edilmediği ve iptali gerektiği karşı tarafa tebliğ edilir.
• GİB İptal/İtiraz Portalı: Noter veya KEP yoluyla yapılan itiraz, GİB'in e-Belge İptal/İtiraz Bildirim Portalı'na işlenerek belgenin ihtilaflı olduğu sisteme kaydedilir.

Telefonla veya adi e-posta ile yapılan itirazların TTK 18/3 kapsamında hukuki geçerliliği yoktur ve olası bir davada işletmenizi korumaz.

Faturayı sistemden reddetmek yerine iade faturası kesilebilir mi?

Küçük işletmeler hatalı bir faturayla karşılaştığında çoğu zaman faturayı reddetmek yerine karşı tarafa aynı tutarda bir "İade Faturası" kesme yolunu seçer. Bu pratik bir çözüm gibi görünse de her senaryoda doğru değildir.

Sipariş ettiğiniz mallar işletmenize fiziken gelmiş, irsaliye imzalanmış ancak kalite kontrol aşamasında kusurlu bulunarak geri gönderilmişse iade faturası kesmek en doğru muhasebe adımıdır. Tedarikçiyle mutabık kalınan hatalı faturaların düzeltme adımlarını yanlış kesilen fatura içeriğimizde anlatmıştık.

Ancak ortada hiç sipariş edilmemiş, işletmeye hiç girmemiş hayali bir fatura varsa iade faturası kesmek ciddi sakıncalar doğurur:

• İşlemi ikrar etmiş olursunuz: İade faturası düzenlemek, o malı önce satın aldığınızı, ardından geri sattığınızı hukuken kabul etmek anlamına gelir.
• Gereksiz ciro ve KDV: Haksız faturayı deftere işleyip karşı fatura kesmek, işletmenizin fiili olmayan bir ticari hacim üretmesine ve KDV dengesinin bozulmasına yol açar.
• Karşı tarafın itirazı: Kötü niyetli bir satıcı kestiğiniz iade faturasını kabul etmeyerek sizi icra ve dava süreçleriyle karşı karşıya bırakabilir.

Bu sebeple teslimatı yapılmayan ya da tamamen yetkisiz düzenlenen faturalarda iade faturası kesilmemeli; doğrudan ret veya harici itiraz tercih edilmelidir.

Hatalı faturayı süresinde reddetmemek işletmeye hangi riskleri getirir?

Süresinde reddedilmeyen bir fatura, işletmenizi hukuki ve mali açıdan savunmasız bırakır. Örneğin sehven düzenlenen 50.000 TL tutarındaki haksız bir fatura süresinde reddedilmezse yasal olarak borcunuz haline gelebilir.

TTK 21/2 gereği 8 gün içinde itiraz edilmeyen fatura içeriği kabul edilmiş sayıldığından, satıcı bu alacağı icra takibine konu edebilir. Yasal sürede itiraz edilmediği için icra dairesinde borca itiraz etmek zorlaşır ve dava açmak zorunda kalabilirsiniz. Ayrıca satıcı faturayı işlerken siz işlemezseniz cari hesap mutabakatı bozulur. Bakiye uyuşmazlığının yol açtığı sorunları gidermek için cari bakiye neden tutmuyor yazımızdaki kontrol yöntemlerini uygulayabilirsiniz.

İşletmenize hatalı bir fatura ulaştığında kayba uğramamak için şu kontrol listesini takip edin:

1. Fatura senaryosunu denetleyin: Belgenin Ticari Fatura mı Temel Fatura mı olduğunu teyit edin; sistemden doğrudan ret verilip verilemeyeceğini belirleyin.
2. Ulaşma zamanını kontrol edin: Düzenleme tarihine değil, entegratör panelindeki teslim zaman damgasına bakarak 192 saatlik sürenizi belirleyin.
3. Satıcıyla ivedilikle görüşün: Belgenin sehven kesilip kesilmediğini netleştirmek için karşı tarafın muhasebesiyle yazılı olarak temasa geçin.
4. Ticari faturaya sistemden ret verin: GİB portalı veya yazılımınız üzerinden ret gerekçenizi sisteme girerek süresi içinde ApplicationResponse yanıtı üretin.
5. Süre geçtiyse harici yolları işletin: Süre dolmuşsa veya belge Temel Fatura ise vakit kaybetmeden KEP ya da noter kanalıyla itiraz edip evrakı GİB İptal/İtiraz Portalı'na kaydedin.

Hatalı faturaları zamanında yakalamak düzenli bir ön muhasebe takibi gerektirir. Erken erişim aşamasında olan VeraS, küçük işletmelerin gelen faturalarını ve cari mutabakatlarını karmaşık tablolara ihtiyaç duymadan yönetebilmesi için geliştirilmektedir. Belgelerinizi süresi içinde kontrol etmek, işletmenizi hem haksız borçlardan hem de telafisi güç vergi risklerinden korur.